Wir suchen eine:n Office Manager:in, die/der das Backoffice bei den täglichen Herausforderungen leitet. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Unterstützung der Vertriebs- und After-Sales-Abteilungen (technischer Support) sowie auf der Verwaltung des Lagers, der Logistik und einiger allgemeiner Büroaufgaben.
Worum geht es?
La Marzocco ist einer der führenden Hersteller von Kaffeemaschinen in der Welt. Wir suchen derzeit nach einer oder einem Office Manager:in mit einschlägiger Erfahrung und einer starken Persönlichkeit.
Als Office Manager:in sind Sie ein erfahrenes Organisationstalent, dass uns bei der Organisation der eingehenden Kommunikation, Bestellungen und Angebote sowie der Aftersales-/Serviceanfragen unterstützt. Sie sind eine kooperierende Führungskraft, die Ihren Kollegen:innen zur Seite steht. 25% Ihrer Arbeit besteht darin, zu führen und zu entwickeln, die anderen 75% sind tatsächliche Back-Office-Aufgaben. Wir erwarten übrigens nicht, dass Sie ein:e Techniker:in sind – Interesse an Technik reicht aus.
Weitere Vorteile, die wir gerne erwähnen, sind: flexible Arbeitszeiten, flache Hierarchien, Schulungen, informelle flexible Arbeitskultur und kulturelle Vielfalt.
Ihre Aufgaben
Leitung der Abteilung:
- Entwicklung von Prozessen
- Evaluierung von aktuellen Arbeitsabläufen
- Unterstützung Ihrer Teamkolleg:innen
- Beteiligung an internen Projekten für Verbesserungen und Strukturänderungen
Backoffice Vertrieb:
- Telefon, E-Mail, Webshop, CRM, ERP bzw. Warenwirtschaftssystem
- Lieferinformationen für Kund:innen und Lieferant:innen
- Auftragsverwaltung für Kund:innen und Lieferant:innen
- Lagerverwaltung
- Logistik
Unterstützung des Verkaufs im Showroom:
- Kund:innenempfang
- Kund:innenberatung
Verwaltung:
- Umsatz
- Aufträge von Kund:innen und Bestelllieferant:innen
- Service- und Wartungsverträge
Planung:
- Lieferungen nach dem Verkauf
- Technischer Support
- Geplante Unterstützung
- Ad-hoc-Unterstützung
Die Anstellung umfasst 38,5 Stunden pro Woche. Als Office Manager:in bieten wir Ihnen ein Mindestgehalt laut Kollektivvertrag von mindestens €2.900 monatlich Brutto mit Bereitschaft zur Überbezahlung, je nach entsprechender Qualifikation.
Unsere Anforderungen
Wir suchen eine intelligente und positive Persönlichkeit, eine Kombination aus Organisations- und Kommunikationstalent. Allgemeines Wissen über die Gastronomie und ein Verständnis des Kaffeevokabulars bieten Ihnen eine gute Basis, um mit der erfolgreichen Organisation zu starten. Eine starke Persönlichkeit, in Kombination mit passender Erfahrung und Einstellung, ist in der Lage, sämtliche Aufgaben auf eine zuverlässige und professionelle Weise zu bewältigen. Für alle weiteren spezifischen Produktkenntnisse und -verfahren bringen wir Sie gerne auf den neuesten Stand.
Sie und Ihr Team stehen in direktem Kontakt mit unseren Kund:innen, B2C und B2B. Sie müssen ihre Entscheidungsfindung unterstützen, indem Sie Wissen über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens zur Verfügung stellen. Die Kund:innenbedürfnisse sind ausschlaggebend für die individuellen Lösungen, die wir anbieten. Es beginnt mit dem Zuhören und endet mit der Organisation der Verwaltung für eine reibungslose Abwicklung.
Worauf Ihr Erfolg basiert:
- Eine Vielzahl von Arbeiten effizient und effektiv zu bewältigen
- Verantwortliche, klare Kommunikation mit Kund:innen, Lieferant:innen und Kolleg:innen
- Die Fähigkeit, die Art und Weise, wie wir arbeiten, kooperieren und Informationen intern und extern austauschen, kontinuierlich zu verbessern
Sie sollten über folgende Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen:
- Erfahrung in Funktionen, in denen Sie Bestellungen organisieren und verwalten müssen, idealerweise in der Kaffee- oder Getränkeindustrie
- Fähigkeit, den Kund:innen zuzuhören und die Bedürfnisse und Probleme der Kund:innen zu verstehen, um diese in die richtigen Produkte, Dienstleistungen oder Lösungen umzusetzen
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Kund:innenorientierung sowie die Fähigkeit, in einem Kund:innenservice-Umfeld zu arbeiten
- Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil (C1-Niveau), perfektes Deutsch ist ein Muss
- Erfahrung im Umgang mit Warenwirtschaftssystemen
- IT-Handling-Fähigkeiten und Office 365-Arbeitsalltag werden erwartet
Wie können Sie sich bewerben?
Wir bieten eine wettbewerbsfähige Bezahlung, ein umfassendes Onboarding und Training on the Job. Wenn Sie sich für Kaffee, Kund:innenservice und etwas Technik begeistern, sowie Teil eines dynamischen und engagierten Teams sein möchten, dann bewerben Sie sich jetzt!
Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an office@espressolutions.at mit dem Betreff „Office Manager:in“. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.
